von Anne Waltermann
Briefe, Quittungen, Kontoauszüge: Wenn der Papierberg größer und unübersichtlicher wird, kann das Digitalisieren helfen. Wer Dokumente scannt, kann Platz, Zeit und Nerven sparen.
Daniza und Vincent haben weder Laptop noch Scanner. Deshalb wollen sie ihre Dokumente mit Smartphones scannen. Wie gelingt das am besten?
01.12.2025 | 4:20 minOrdner durchstöbern, Belege suchen, Verträge hervorholen - das kostet Zeit und Nerven. Viel einfacher kann es sein, wenn man seine Unterlagen scannt und digitalisiert. So sind sie jederzeit griffbereit und gleichzeitig vor Verlust geschützt.
Flachbettscanner und Scanner mit automatischem Dokumenteneinzug (ADF-Scanner) sind meist Teil eines festen Arbeitsplatzes.
Flachbettscanner eignen sich für unterschiedliche Vorlagen wie Bücher, Bilder und Sonderformate, etwa Briefmarken oder Ausweispapiere. Für den privaten Gebrauch gibt es sie ab 70 Euro. Allerdings muss man meist jedes Dokument einzeln auflegen.
Für größere Papierstapel bietet sich ein Scanner mit automatischen Dokumenteneinzug an. Diese Modelle gibt es ab 270 Euro.
Digitalminister Karsten Wildberger (CDU) hat bei "Lanz" den Start einer "digitalen Brieftasche" für 2027 angekündigt. Sie soll unter anderem Ausweise und Versicherungskarten bündeln.
11.12.2025 | 1:16 minPlatz sparen kann man mit mobilen Scannern. Die sind klein, kompakt und oft nicht viel größer als ein Lineal. Von ihnen gibt es zwei Bauformen: Handscanner werden manuell über das Papier gezogen. Einzugsscanner sind kompakte Modelle, die das Dokument automatisch einziehen.
Handscanner gibt es ab circa 70 Euro; die Preise für mobile Einzugsscanner beginnen bei 100 Euro.
Alternativ kann man auch mit dem Smartphone scannen. Dafür können die kostenlosen Apps Adobe Scan oder Google Drive genutzt werden. Apple-Nutzer haben zusätzlich die Möglichkeit über die integrierte Notizen- oder Dateien-App Fotos zu machen, die dann als Scan abgelegt werden. Wirtschaftsingenieur Oliver Wischnewski weiß:
Moderne Smartphones haben so leistungsstarke Kameras, dass sie als Scanner dienen können.
Oliver Wischnewski, Wirtschaftsingenieur
Je höher die Auflösung, desto schärfer sind die Scans. Gleichzeitig führt eine höhere Auflösung jedoch zu größeren Datenmengen.
Ein Scanner sollte mindestens 300 dpi (Punkte pro Zoll) haben. Für Textdokumente reicht das aus und gewährt eine gute Texterkennung (OCR). Wer viele Bilder und Grafiken scannt, braucht eine Auflösung von mindestens 600 dpi.
OCR (Optical Character Recognition) ist eine Texterkennungstechnologie. Damit können Texte aus Scans, Fotos oder PDFs automatisch in bearbeitbare und durchsuchbare Texte umgewandelt werden.
Es sollte stets eine Sicherungskopie des Scans geben. Am besten ist eine Kombination aus Cloudspeicher und lokaler Sicherung (externe Festplatte, USB-Sticks oder ein Network-Attached-Storage-System, kurz NAS-System - ein Speichersystem, das über ein Netzwerk erreichbar ist und zentral Daten bereitstellt).
Zu den großen Cloudanbietern gehören Google Drive, OneDrive, Dropbox und iCloud. Doch sie unterliegen US-amerikanischem Recht (CLOUD Act) und die US-Strafverfolgungsbehörden können Zugriff auf elektronische Daten verlangen, egal ob die Server in den USA oder in Europa stehen.
Die Europäische Kommission möchte im Rahmen des Bürokratieabbaus ihre Digitalgesetze vereinfachen. Frank Bethmann berichtet.
19.11.2025 | 1:10 minStrengeren Datenschutz und DSGVO-Konformität findet man bei europäischen Cloud-Anbietern wie Luckycloud und SecureCloud aus Deutschland oder pCloud aus der Schweiz.
Damit sich die gescannten Dokumente schnell wiederfinden lassen, sollte man ihnen aussagekräftige und einheitliche Dateinamen geben. Darin sollten Inhalte und relevante Details wie Datum und Ort aufgeführt werden.
Rechtsanwalt Christian Solmecke rät dazu, alle wichtigen Dokumente zu scannen und zu digitalisieren. "Dazu gehören Quittungen für größere Anschaffungen, Handwerkerrechnungen, Steuerbescheide, Versicherungsunterlagen, Mietverträge oder notarielle Dokumente", sagt Solmecke. So seien sie sicher und dezentral zugänglich. Oliver Wischnewski ergänzt:
Gescannte Dokumente sind auch ein Back-Up, falls Dokumente verloren gehen.
Oliver Wischnewski, Wirtschaftsingenieur
Wichtig ist zudem, dass die Scans vollständig und gut lesbar sind. Dann haben sie die gleichen Beweiswert wie eine Kopie.
Manchmal wird ein Original verlangt, gibt der Rechtsanwalt zu bedenken. Deshalb sollten notarielle Dokumente, Grundbuchauszüge, Zeugnisse, Geburts- und Heiratsurkunden auch im Original aufbewahrt werden. Alle anderen Unterlagen sollte man so lange aufbewahren, wie Ansprüche geltend gemacht oder Nachweise gefordert werden können.
Für steuerrelevante Unterlagen wie Belege für Handwerkerleistungen, Spendenquittungen, Werbungskosten werden mindestens vier, besser zehn Jahre empfohlen.
Gewährleistungsbelege, zum Beispiel Quittungen für Elektrogeräte oder Möbel sollten für die Dauer der Gewährleistungszeit (zwei Jahre für Neuware, ein Jahr für gebrauchte Sachen) aufgehoben werden.
Auch Garantieunterlagen so lange aufbewahren, wie die Garantie läuft.
Versicherungsunterlagen während der Vertragslaufzeit und darüber hinaus noch drei Jahre archivieren.
Das wird auch für Mietverträge empfohlen: Mietzeit plus drei Jahre nach Vertragsende.
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