von Sabine Meuter
Fast eine Verabredung vergessen oder schon wieder abgehetzt zum Yoga-Kurs erschienen? Viele Menschen kämpfen mit ihrem Zeitmanagement. Mit diesen fünf Tipps lässt sich das ändern.
Ein Terminkalender ist fürs Zeitmanagement essenziell. Diese fünf Tipps helfen, den Kalender so zu führen, dass Termine besser organisiert werden können.
Quelle: ClipDealerGut organisiert durchs Leben gehen - ein Terminkalender kann dabei helfen. Ihn zu führen, ist einfacher als viele denken. Damit lässt sich Zeit stressfreier planen, und wichtige Termine geraten nicht in Vergessenheit.
"Von Vorteil ist, einen einzigen Kalender für alle Termine, egal, ob privat oder beruflich, zu haben", sagt der Potsdamer Arbeits- und Organisationspsychologe Sebastian Jakobi. So hat man alles auf einen Blick und verhindert, dass sich Termine überschneiden. Übersichtlich bleibt es, wenn in Kalender-Apps private und berufliche Termine farblich getrennt sind - etwa Himmelblau für Privates und Hellgrün für Berufliches.
Auch To-do-Listen sind für viele Menschen ein wichtiges Hilfsmittel, um den Alltag zu strukturieren. Aber was ist, wenn solche Listen zum Dauerstresser werden?
20.09.2024 | 1:53 minUm Zeitstress - egal ob in der Freizeit oder im Arbeitsleben - zu vermeiden, sollten Sie bei Aufgaben und Terminen Prioritäten setzen. Regelmäßige Pausen sind ebenso wichtig wie ein bewusster Ausgleich durch Bewegung, Hobbys oder soziale Kontakte. Auch Erholung gehört zur Zeitplanung. Planen Sie feste Zeiten für Ihre "Me Time" ein - Momente nur für sich selbst, ohne Verpflichtungen.
Wenn es einem zu viel ist, sollte man sich auch trauen, mal 'Nein' zu sagen.
Sebastian Jakobi, Arbeits- und Organisationspsychologe
Beim Setzen von Prioritäten kann das sogenannte Eisenhower-Prinzip helfen. Dringende und wichtige Aufgaben oder Termine werden sofort erledigt. Wichtige, aber nicht dringende werden eingeplant. Was dringend, aber weniger wichtig ist, lässt sich delegieren. Und was weder dringend noch wichtig ist, kann gestrichen werden.
Das Eisenhower-Prinzip ist eine Methode des Zeitmanagements, benannt nach dem früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower (1890 bis 1969). Ihm wird nachgesagt, seine Aufgaben und Termine nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert zu haben.
Nehmen Sie sich Zeit für die Wochen- und Tagesplanung und achten Sie darauf, Ihre Tage mit ausreichenden Zeitreserven zu gestalten. "Wichtig ist, Termine realistisch zu planen", betont Jakobi.
Wer sich nach Feierabend zum Tennisspielen verabredet, sollte von vornherein eine Pufferzeit einplanen. Vielleicht lässt sich die Arbeit nicht pünktlich beenden, oder auf dem Weg gibt es Stau. "Und vielleicht benötigt man auch zwischen Job und Tennisspielen etwas Zeit, um sich zu sammeln und herunterzukommen vom Arbeitsstress", ergänzt der Experte.
Die Organisation von Alltagsaufgaben überlastet vor allem Mütter - gerade, wenn auch sie berufstätig sind. Wie könnten Aufgaben gerechter zwischen beiden Elternteilen aufgeteilt werden?
07.04.2024 | 27:00 minWenn an einem Tag, etwa am Samstag oder Sonntag, viele kleine private Aufgaben anstehen - zum Beispiel Einkaufen, Bügeln oder das Bad putzen - hilft es, dafür einen eigenen Zeitblock im Kalender einzuplanen. So fällt es leichter, den Tag konzentriert zu gestalten, ohne dauernd herausgerissen zu werden.
Für größere Aufgaben sollten Sie ausreichend große Zeitfenster reservieren. So vermeiden Sie Stress, wenn etwas länger dauert als geplant.
Die Berufswelt steht vor großen Veränderungen: Fachkräftemangel und Digitalisierung erfordern innovative Arbeitsmodelle. Und beim Einzelnen wächst der Wunsch nach mehr Flexibilität und Freizeit.
27.04.2024 | 29:44 minFindet im Kindergarten Ihres Sohnes ein Fest statt, zu dem auch die Eltern eingeladen sind? Tragen Sie den Termin direkt in Ihren Kalender ein, damit Sie ihn nicht vergessen. Gleiches gilt für Arzttermine oder Elternsprechtage, Geburtstage oder andere familiäre Verpflichtungen.
"Sinnvoll kann auch ein geteilter Kalender in einer Beziehung sein, so kennt der Partner oder die Partnerin die Termine des oder der anderen und kann entsprechend planen", so Jakobi.
Mediennutzung bleibt Freizeit-Favorit: Internet, TV und Smartphone dominieren laut Freizeitmonitor 2025. Sport nimmt zu. Soziale Kontakte leiden.
05.08.2025 | 1:33 minManche speichern ihre Termine im Smartphone, andere greifen lieber zum Notizbuch. Digitale Kalender haben den Vorteil, dass sie über mehrere Geräte synchronisiert werden können. Erinnerungen lassen sich automatisch einstellen, und Termine können mit anderen geteilt werden.
Analoge Kalender haben den Vorteil, dass sie durch das handschriftliche Eintragen die Konzentration fördern und im Gegensatz zur digitalen Variante weniger ablenken. Allerdings sind sie aufwendiger zu ändern und nicht teilbar. Beim digitalen Kalender besteht dagegen das Risiko, dass Technikprobleme den Zugriff verhindern.
Welche Variante besser passt, hängt von den persönlichen Vorlieben ab - beide Systeme können beim Zeitmanagement zuverlässig unterstützen.